Primjeri i najbolje prakse za upravljanje DMO-m

Preuzmite gornje primjere dokumenata, uključujući: Pravilnik Sedone, Obrazac za predlaganje kandidata za članove Upravnog odbora i politiku sprječavanja sukoba interesa Odbora. 

Način na koji je DMO osnovana i ko je bio uključen u proces osnivanja će odrediti način na koji će se upravljati DMO-om. Upravljanje organizacijom objašnjava način na koji se DMO vodi, ko to radi i kako se odluke donose. Upravljanje obuhvata politike, sisteme i procese kojima se osigurava da su sve zainteresirane strane uključene i da je DMO odgovorna za svoje rezultate i korištenje resursa, kao i da ima visok nivo transparentnosti. 

• Upravljanje ima nekoliko elemenata uključujući odgovornost, transparentnost, uključenost, strukturu, efikasnost i ovlaštenja. 
  – Odgovornost: Obaveza DMO-a da opravda i bude odgovorna za svoje programe i aktivnosti, kao i da prihvati odgovornost za rezultate. DMO mora svoje rezultate objaviti na transparentan način i preuzeti odgovornost za korištenje svih resursa koji su joj povjereni. 
   
  – Transparentnost: Otvorenost DMO-a u radu i komunikaciji. Akteri iz sektora turizma i drugi akteri na destinaciji trebaju vidjeti šta DMO radi i razumjeti njene odluke.  
   
  – Uključenost: Ovo se može nazvati i prilikom za učešće. Svaka grupa aktera i vrsta pojedinaca treba imati mogućnost učešća u aktivnostima i programima DMO-a.   

– Struktura: Način na koji je DMO organizirana je od presudnog značaja za upravljanje. 
 
– Efikasnost: Mjerenje rezultata rada DMO-a i adekvatnosti rezultata rada u odnosu na svrhu i ciljeve. 
 
– Ovlaštenja: Način na koji se ovlaštenja koriste u okviru DMO-a i između onih s kojima je DMO povezana, a posebno njenih interesnih grupa.  

 
Upravljanje se neizbježno odnosi na kontroliranje finansija i drugih resursa koje DMO dobija kako bi se oni koristili u predviđene svrhe.   

Najčešća struktura DMO-a podrazumijeva zapošljavanje glavnog izvršnog direktora ili predsjednika DMO-a koji radi s Upravnim odborom. Ovo je struktura koju sve veći broj javno-privatnih partnerstava favorizuje u upravljanju destinacijom. Ono što je uobičajeno za ovu vrstu strukture je da Odbor odobrava sve troškove DMO-a iznad određenog iznosa.  
 
Glavne odluke koje treba donijeti u vezi s Upravnim odborom odnose se na njegov sastav, pronalaženje, odabir, uvođenje u posao i motivaranje članova odbora, način ponašanja članova, broj članova i njihov mandat i procjenu rezultata rada. Brojni DMO-vi su neprofitne organizacije i članovi Upravnog odbora ne dobijaju naknadu za vrijeme koje provode na sastancima ili za prekovremeni rad na poslovima vezanim za DMO. Zato je teško i izazovno motivirati i voditi članove Upravnog odbora DMO-a.  
 

UPRAVLJAČKI DOKUMENTI 
 
Kao i u slučaju bilo kog pravnog lica koje se osniva, dokumenti koji se koriste za osnivanje organizacije koriste se i za definiranje modela upravljanja, jasno utvrđivanje načina donošenja odluka, kao i onih koji te odluke donose. Obično postoje dva različita dokumenta koja se koriste za osnivanje DMO-a.  
 
 Prvi dokument se obično zove Ugovor, odnosno odluka o osnivanju, koji predstavlja pravni dokument koji podnosite vlastima da i zvanično osnujete organizaciju. Taj se postupak zove osnivanje. Na nekim destinacijama ugovor o osnivanju se zove rješenje o registraciji ili korporativni ugovor. Nazivi su različiti u zavisnosti od regionalnih i nacionalnih zakona koji se primjenjuju u vašoj zemlji.  

Prema istraživanju koje je 2016. godine proveo Transparency International „Imenovanje i razrješenje rukovodilaca, odnosno predstavnika državnih preduzeća i članova nadzornog i drugih odbora regulirano je Zakonom o privrednim društvima i statutima društava. Trenutni zakonski propisi ne sadrže transparentne kriterije za imenovanje i razrješenje direktora i upravnog odbora državnih preduzeća. Mehanizmi sprječavanja sukoba interesa i korupcije upravnog odbora su također slabi. Ni opća ovlaštenja nadzornih odbora nisu jasno regulirana na zakonodavnom nivou. Zakon o privrednim društvima ne utvrđuje različite uslove (veći nivo transparentnosti i pravedan postupak imenovanja zasnovan na natječaju) rukovođenja državnim preduzećima.“ 

Drugi dokument važan za upravljanje DMO-ima je Pravilnik kojim se jasno objašnjava način na koji će se upravljati organizacijom. Za razliku od odluke, odnosno ugovora o osnivanju, pravilnik se može mijenjati i to radi nadzorni odbor. Da bi vaša DMO od organizacije pod kontrolom vlade postala javno-privatno partnerstvo, direktori DMO-a trebaju pogledati Pravilnik Sedone, koji možete naći kao prilog na ovoj stranici, kojim se daje okvir za uspostavljanje jednog reprezentativnijeg Upravnog odbora s jasnim i transparentnim postupkom dodavanja članova DMO-a, izbora Upravnog odbora i službenika Odbora, i kojim se jasno definiraju uloge i odgovornosti predsjednika DMO-a, koji preuzima ulogu najvišeg službenika (člana osoblja) DMO-a. Ovaj pravilnik je dat s ciljem da se pomogne DMO-ima i Upravnim odborima da iz njega nauče nešto više o tome kako se upravlja drugim DMO-ima. Da bi se osiguralo učešće javnog sektora i njegov nadzor nad DMO-om, preporučuje se imate upravni odbor koji se ne bira već ga imenuju opštinske vlasti koje finansiraju vašu organizaciju. Predlaže se da se dodaju dodatni članovi odbora koji predstavljaju privatni sektor i koje biraju članovi, te da se tako napravi jedna prava javno-privatna organizacija.   

PROCES IMENOVANJA I IZBORA ODBORA  

Pod pretpostavkom da su DMO-vi voljni da izmjene svoje pravilnike i dozvole da predstavnici privatnog sektora postanu dio odbora i upravljanja DMO-om, važno je da imenovanje i izbor članova odbora budu transparentni i prate unaprijed definiran proces koji je često utvrđen pravilnikom DMO-a. Pravilnikom treba definirati i broj članova odbora, ograničenje njihovog mandata, te postupak predlaganja članova odbora i postupak izbora. U primjeru pravilnika iz Sedone koji ćete naći u priloženim dokumentima, DMO ograničava broj članova odbora na petnaest, od kojih se pet članova bira godišnje na mandat od tri godine. Također se preporučuje da prethodni predsjednik odbora na toj funkciji provede još godinu dana nakon isteka mandata kako bi se osigurao nesmetan prenos funkcije vođenja odbora. Pravilnikom koji je dat kao primjer opisuje se i proces predlaganja i izbora članova odbora koji obuhvata formiranje komisije za predlaganje kandidata za članove odbora koja ima pet članova, od kojih tri trebaju biti članovi trenutnog odbora, a dva člana DMO-a. Osim potrebe da DMO objavi javni poziv za predlaganje kandidata za članove upravnog odbora dostupan javnosti i članovima, DMO treba imati i jednostavan obrazac kojim se olakšava proces da neko bude predložen kao kandidata kao što je  Obrazac za predlaganje kandidata za članove Upravnog odbora Sedone koji je dat u prilogu.  

POLITIKA SPRJEČAVANJA SUKOBA INTERESA   

Sukob interesa odnosi se na situacije u kojima lični interesi članova odbora ili zaposlenih u DMO-u mogu ići protiv interesa DMO i tako organizaciju dovesti u nepovoljan položaj. Kada u jednoj DMO-u dođe do sukoba interesa, to može umanjiti povjerenje javnosti, ali i članstva, narušiti ugled organizacije, nanijeti finansijsku štetu organizaciji, a u nekim slučajevima dovesti čak i do kršenja zakona. S obzirom da će vjerovatno večina članova odbora i osoblja DMO-a imati svoj lični privredni subjekat u sektoru turizma, važno je osigurati da DMO radi sve što je u njihovoj moći da se izbjegne bilo kakav mogući ili stvarni sukob interesa. Ako imate politiku sprječavanja sukoba interesa u pisanom obliku i pobrinete se da svaki član odbora i član osoblja pročita i potpiše tu politiku, to će vam pomoći da informišete sve u organizaciji o tome šta je sukob interesa i šta osoba i organizacija trebaju raditi da izbjegnu i dokumentuju svaki mogući sukob interesa. 

Sljedeći primjer je iz Sedone i govori o jeziku koji treba koristiti u politici sprječavanja sukoba interesa DMO-a. (Vidi prilog za cjelokupan tekst politike sprječavanja sukoba interesa i obrazac) 

Članovi Odbora dužni su da lične interese podrede dobrobiti DMO-a i onih kojima organizacija služi. Suprostavljeni interesi mogu biti finansijski, lični odnosi, status ili ovlaštenja.  

Ukoliko neki član Odbora DMO-a ima finansijski interes, bilo posredan ili neposredan, kroz posao, ulaganje ili članove porodice, ili odnos sa bilo kojom osobom ili organizacijom koja predlaže sklapanje posla s DMO-om, uključujući (ali se ne ograničavajući na) poslove koji obuhvataju: 

• prodaju, nabavku, iznajmljivanje ili najam imovine ili drugih dobara 
• korištenje ili pružanje usluga, ličnih ili bilo kojih drugih  
• dodjelu bespovratnih finansijskih sredstava, ugovora ili podugovora 
• ulaganje u ili deponovanje sredstava DMO-a 

takva osoba će obavijestiti o postojanju takvog interesa ili odnosa i stoga će se suzdržati od razmatranja ili glasanja o datom poslu u kojem ima interes, ili pokušaja da na neki drugi način vrši pritisak na DMO i utiče na odluku da se učestvuje ili ne učestvuje u datom poslu.  

Ako Odbor ima opravdan razlog da vjeruje da član nije obavijestio o stvarnom ili mogućem sukobu interesa, Odbor će tog člana obavjestiti o osnovi takvog uvjerenja i članu dati mogućnost da objasni navodno neobavještavanje o sukobu interesa. Ukoliko Odbor, nakon što sasluša odgovor datog člana, utvrdi da član nije obavijestio o stvarnom ili mogućem sukobu interesa, Odbor će poduzeti disciplinske i korektivne mjere koje smatra prikladnim.  

Članovima Odbora je zabranjeno primati poklone, naknade, zajmove ili usluge od dobavljača, ugovarača, konsultanata ili finansijskih agencija, koje mogu obavezati ili potaći člana Odbora da dovede u pitanje odgovornost u smislu pregovora, inspekcije ili revizije, nabavke ili dodjele ugovora uz vođenje računa o najboljim interesima DMO-a, osim ako je dati ugovor odobrio Odbor.  

INFORMISANJE ČLANOVA ODBORA I POLITIKA ODBORA  

Nove članove Odbora treba informisati o mandatu, strategiji i prioritetima DMO-a. Važno je da predsjednik DMO-a pripremi i održi prezentaciju u kojoj rezimira ulogu i usmjerenje rada DMO-a na destinaciji. Ovo je tema koju ćemo obrađivati naredne sedmice na sesiji posvećenoj uspostavljanju Odbora DMO-a.  

OCJENJIVANJE UPRAVNOG ODBORA I OSOBLJA  

Rezultati rada Upravnog odbora i predsjednika DMO-a su presudni za uspjeh ili neuspjeh organizacije. Predsjednik DMO-a preko drugih članova osoblja, neposredno ili posredno, radi i rukovodi organizacijom. Godišnja samoprocjena upravnog odbora i godišnja ocjena rezultata rada predsjednika DMO-a neizbježno su povezane s rezultatima rada organizacije u cjelini i važan su dio odgovornosti upravnog tijela. Procesom procjene rezultata rada trebaju se utvrditi ciljevi i prioriteti rada za narednu godinu, te se definirati očekivanja. (Vidite Obrazac samoprocjene Upravnog odbora i Obrazac ocjene rada predsjednika DMO-a)  

Dodatni resursi i primjeri:  

Program razvoja Odbora Ministarstva za kulturu i zajednicu Alberte, „Razvoj Odbora: Strateško planiranje i upravljanje“ http://www.culture.alberta.ca/bdp/bulletins/StrategicPlanning-print_09.pdf 

Program razvoja Odbora Ministarstva za kulturu i zajednicu Alberte, „Uloge i odgovornosti neprofitnih odbora“ http://www.culture.alberta.ca/bdp/bulletins/RolesResp09-print.pdf 

„Okvir upravljanja javnim agencijama“, februar 2008. http://www.alberta.ca/home/documents/Governance_Framework_web_version.pdf  

Organizacija Destination Marketing Association International www.destinationmarketing.org  

Udruženje rukovodilaca zaduženih za upravljanje destinacijom www.adme.org 

Primjeri master planiranja  

Nacionalni master plan za turizam: Bocvana www.gwu.edu/~iits/Sustainable_Tourism_Online_Learning/Jen/Botswana_Tourism_Master_Pla n_2000.pdf  

Regionalni turizam: Zanzibar i Pemba, Tanzanija www.gwu.edu/~iits/Sustainable_Tourism_Online_Learning/Jen/Tanzania_Tourism_Master_Plan _2003.pdf  

Savezni nivo: Master plan za turizam Wyominga www.projectfrontdoor.com  

Opštinski nivo: grad Buffalo City, Južna Afrika www.buffalocity.gov.za/municipality/keydocs/tourism_masterplan/masterplan.stm